Detrás de un concierto, una feria o un congreso existe una operación que el público casi nunca ve: presupuestos, proveedores, inventarios, accesos, trabajadores y cambios de última hora que deben encajar. Precisamente ahí apuntó D’Groupe al presentar en Medellín su nueva plataforma tecnológica, Smart Event, desarrollada en Colombia.
La propuesta busca llevar la tecnología más allá de la experiencia del asistente y concentrarla en lo que ocurre detrás del escenario, donde una sola decisión puede modificar toda una producción. La compañía también espera generar nuevos empleos en la ciudad dedicados a esta área.
Qué hace Smart Event
La plataforma reúne en un mismo ecosistema digital herramientas para la gestión financiera (seguimiento de ingresos, gastos, cuentas y reportes), la administración de colaboradores con permisos y niveles de acceso para equipos, proveedores e invitados, y el control de inventarios, recursos, tareas e incidencias.
Uno de sus componentes centrales es el Business Intelligence: el sistema convierte la información registrada durante la producción en tableros, alertas y reportes, de modo que los datos sirvan para tomar decisiones en futuras jornadas en lugar de quedar en el olvido.
La plataforma también incorpora información de clima y geolocalización para anticipar condiciones externas que puedan afectar una jornada, además de una aplicación móvil que permite a los equipos en campo consultar actividades, registrar novedades y comunicar incidencias en tiempo real, siempre conectados con el sistema central.
Un sector en movimiento
La apuesta llega mientras el sector de eventos registra un rumbo movido en el país. Según cifras del Portal Único de Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas (PULEP) citadas por D’Groupe, en 2025 se registraron 25.586 espectáculos públicos de las artes escénicas en Colombia. Y bajo los criterios de la International Congress and Convention Association (ICCA), el país recibió 158 congresos y reuniones internacionales en 2025, el segundo lugar de América Latina en esa categoría.
Ese crecimiento plantea una necesidad nueva: organizar la enorme cantidad de información que produce una sola jornada, que sin herramientas de seguimiento suele quedar fragmentada entre canales y personas.
El desarrollo y el siguiente paso
El proyecto es liderado por D’Groupe con la participación de D_Eye, su unidad especializada en inteligencia artificial y ciencia de datos, y del aval de CoCrea, dentro del mecanismo de financiación para proyectos culturales y creativos. En el desarrollo participaron profesionales de software, análisis de datos, proyectos, operación, finanzas y comunicaciones.
Tras el lanzamiento, Smart Event entrará en fase de pilotos con organizadores y empresas de la industria, para probar su funcionamiento en diferentes escenarios antes de habilitar mecanismos que permitan a otras organizaciones incorporarla a sus procesos.