Las empresas que utilizan facturación electrónica pueden usar el reporte mensual que envía la DIAN para contrastar la información de sus operaciones. El documento reúne datos sobre los comprobantes generados y recibidos durante el mes de corte y los dos meses anteriores.
La recomendación es no limitarse a consultar el informe, sino compararlo con los registros contables y operativos de la compañía. Esa revisión puede ayudar a identificar diferencias, documentos desconocidos o inconsistencias en los procesos de facturación.
Cinco aspectos que conviene revisar
El primer paso es comparar la cantidad de documentos electrónicos generados y recibidos que aparece en el reporte con los registros internos. Si las cifras no coinciden, la empresa debe identificar qué documentos explican la diferencia.
También es necesario contrastar el valor total y el valor promedio de las operaciones. Revisar únicamente el número de facturas puede ocultar diferencias importantes en los montos registrados.
El informe permite observar el comportamiento de tres meses. Por eso, los cambios en la cantidad de documentos, el promedio diario o el valor de las operaciones deben compararse con el funcionamiento habitual del negocio y contar con una explicación dentro de la operación de la empresa.
Otro punto consiste en identificar documentos que la compañía no reconoce. La DIAN permite consultar el detalle de las facturas recibidas. Si alguna no corresponde a una operación realizada, la empresa puede contactar al facturador que la generó para solicitar su revisión y, si aplica, la expedición de una nota crédito.
Finalmente, se deben revisar las diferencias entre la información interna y la registrada por la DIAN. La verificación puede incluir la trazabilidad de los documentos, sus estados y las notas crédito o débito asociadas, además de la consistencia entre los sistemas contables, de facturación y las operaciones realizadas.